Gladsheim Fastigheter grundades 2018 och är ett fastighetsbolag som huvudsakligen förvaltar och förädlar hyresbostäder i mellanstora svenska orter. Gladsheim kommer från den fornnordiska mytologin och betyder ”ljust hem” vilket illustrerar bolagets ambition att tillhandahålla trivsamma lägenheter för sina hyresgäster.
Bolaget arbetar för en hållbar och långsiktig utveckling genom långsiktigt ägande. Idag har bolaget fastigheter i Östergötland, Mälardalen och Region Väst. Fastighetsbeståndet består i dagsläget av ca 3000 lägenheter. Ambitionen är att fortsätta förvärva nya fastigheter och löpande förbättra beståndet genom renoveringar och aktiv förvaltning med egen personal.
I och med att bolaget växer behöver företaget rekrytera en positiv, engagerad och serviceinriktad Office Manager/ VD-assistent.
Som Office Manager/ VD-assistent har du övergripande ansvar för kontoret i en av de viktigaste funktionerna: att skapa förutsättningar för trivsamma kontorsmiljöer, gemensamma ytor och professionellt hög internservice. Rollen ställer krav på hög integritet och förmågan att kunna hantera känslig information. Arbetet utförs på plats på huvudkontoret på Engelbrektsgatan i Stockholm.
Exempel på arbetsuppgifter:
Office Manager
- Övergripande ansvar över kontoret såsom hålla ordningen och trivselnivån, påfyllning av förbrukningsvaror och vattna växter
- Ansvara för posthantering både manuell och digital. Posta brev
- Ansvara för info@gladsheim.se
- Förberedelse inför möten, anordna interna events
- Löpande kontakt med leverantörer gällande lokalen
- Säkerhetsställa ordning i mötesrum inför möten, ordna med lunch
- Behjälplig med insamling av underskrifter/signeringar och samordning med styrelse
- Behjälplig med enklare administration utifrån verksamhetens behov
VD-assistent
- Regelbundna avstämningar med VD
- E-posthantering
- Kalenderhantering (fånga upp resor, möten, bokningar osv)
- Admin (skriva ut dokument, ordna med signering och posta)
- Samordna protokoll, underskrifter, förbereda bolagsstämmor osv
- Kontakt med jurister för bolagsformalia
- Förbereda presentationsmaterial och spökskriva mail
- Stötta VD i olika projekt, research och sammanställa material
- Vara behjälplig till övriga ledningsgruppen med liknande ärenden vid behov
Din bakgrund
Vi söker dig med tidigare erfarenhet av en liknande roll som Office Manager, Office Coordinator, VD-assistent och/eller administratör där service varit avgörande. För att lyckas i rollen måste du trivas med att ha stora kontaktytor och befinna dig i sociala sammanhang. Du har en positiv inställning, är kreativ och ser lösningar i alla situationer. Du är noggrann, företagsam, pålitlig och trygg i din profession, tar egna initiativ och gillar att arbeta proaktivt för att alltid ligga steget före och utvecklas i din roll. Att kunna prioritera och hantera flera arbetsuppgifter samtidigt är en styrka hos dig. Som person är du handlingskraftig och trivs med att hjälpa andra, du är lyhörd och räds inte för att hugga i och hjälpa till där det behövs.
Vidare ser vi att du har en stark integritet och kan sätta gränser på ett diplomatiskt och tydligt sätt. Du har mycket goda kunskaper i Office-paketet och kan snabbt sätta dig in i och förstå nya system. Sist men inte minst kommunicerar du mycket väl på både svenska och engelska i tal och i skrift.
Företaget kännetecknas av en familjär stämning med stark entreprenörsanda och vill du vara med på en spännande utvecklingsresa så är detta rätt arbetsplats för dig.
Intresserad av tjänsten eller vill veta mer? Kontakta Karin Welander på 073-544 94 49 eller skicka ditt CV direkt till cv@puresearch.se. Märk ansökan med Office Manager/VD-assistent. Skicka din ansökan snarast dock senast 2023-02-20. Tjänsten kan komma att tillsättas innan slutdatum.